Automatizujte Power BI s Power Automate

Na letošním SQL Server Bootcampu 2024 jsem ukazoval spolupráci Power BI s dalšími dvěma členy Power rodiny – Power Apps a Power Automate. V dnešním blogovém příspěvku se zaměřím na ten druhý, Power Automate, a na to, jak může pomoci Power BI vývojářům a správcům.

Video z přednášky bude k dispozici zde, jakmile jej David Gešvindr sestříhá.

Možná si říkáte, co je Power Automate. Jedná se o nástroj z platformy Microsoft Power Platform, který umožňuje automatizovat opakující se úkoly a vytvářet workflow mezi různými aplikacemi a službami. Pro vývojáře Power BI je zajímavý především proto, že umožňuje rozšířit možnosti Power BI o automatizaci klíčových procesů, jako je aktualizace datasetů, distribuce reportů nebo správa upozornění na data. Díky Power Automate mohou vývojáři nejen zefektivnit své workflow, ale také propojit Power BI s dalšími nástroji, jako je SharePoint, Teams nebo SQL Server, a vytvářet tak kompletní řešení pro správu a analýzu dat.

Kde Power Automate najdete? Je součástí Office 365, či stačí kliknout na  https://make.powerautomate.com/

Osobně Power Automate používám zejména pro aktualizace datasetů. Přímo v Power BI Desktopu je možné přidat Power BI vizualizaci Power Automate, která vytvoří tlačítko fungující jako trigger pro nový Power Automate tok. V tomto toku lze volat akci Refresh a aktualizovat dataset.

Tímto způsobem můžete spustit aktualizaci datasetu pouhým stiskem tlačítka. Tuto funkci jsem využil u projektů v testovací fázi, kdy uživatel zapsal data přes Power App do SharePoint listu a následně chtěl, aby se nová data okamžitě promítla do Power BI reportu. SharePoint list byl načten do Power BI jako další zdroj, a po stisku tlačítka se spustila aktualizace datasetu. Tím se zajišťovalo, že změny byly okamžitě viditelné v Power BI vizualizaci.

Další zajímavý scénář je pravidelná aktualizace dat mimo časy, které standardně umožňuje Power BI Service. Power BI Pro dovoluje naplánovat aktualizace maximálně 8krát denně, vždy buď o půl, nebo v celou hodinu, což není vždy dostačující. Pomocí Power Automate lze tyto limity obejít a načasovat aktualizace přesně podle potřeby, bez nutnosti složitého programování.

Pro práci s Power Automate nemusíte hned být expertem. K dispozici je nástroj Copilot, který vám pomůže najít a nastavit to, co potřebujete – stačí mít představu o požadovaném výsledku. Určitě je ale potřeba kontrolovat výstup a můžete narazit na limity. Takže při pokročilejších scénářích se hlubší znalost rozhodně hodí. Pro začátek můžete Copilota otestovat.

Zadal jsem "refresh power bi dataset every 5 minutes" a Flow je na světě

Stačilo dokonfigurovat který workspace a který dataset.

Tím možnosti aktualizací nekončí. Pro zajímavost uvádím několik scénářů přehledně vedle sebe, včetně těch, které již byly zmíněny výše.

• Automatická aktualizace datasetů
• Spouštění aktualizací mimo plánované intervaly.
• Aktivace na základě událostí, jako je dokončení ETL procesu.
• Podmíněné aktualizace
• Aktualizace pouze při splnění podmínek (např. nahrání nového souboru).
• Dynamická aktualizace na základě obchodních potřeb.
• Řetězení aktualizací závislých datasetů
• Sekvenční aktualizace, kde jeden dataset závisí na druhém.
• Monitorování a protokolování stavu aktualizací
• Upozornění na úspěšné nebo neúspěšné aktualizace (e-mail, Teams).
• Automatické opakování neúspěšných aktualizací.
• Hybridní plánování
• Kombinace pravidelných a událostmi řízených aktualizací.
• Dynamické přizpůsobení aktualizací, např. na základě časů trhů.
• Hromadné aktualizace více datových sad
• Automatická aktualizace všech datasetů v pracovním prostoru na konci dne.
• Propojení s externími systémy
• Aktualizace po změnách v Salesforce, SharePointu nebo jiných systémech.
• Spouštění dalších akcí po aktualizaci (např. odeslání reportu).

Rozhodně existují i jiné scénáře, které nesouvisí přímo s aktualizacemi. Ty ale třeba probereme někdy v samostatném článku.

Nabízí se také další otázka: Co se dá dělat zdarma a co je dostupné pouze v placené verzi?

Neplacená verze (Power Automate Free):

• Základní funkce: Nabízí možnost vytvářet jednoduché pracovní postupy a automatizace mezi podporovanými aplikacemi.  
• Omezené spouštění toků: Omezený počet spuštění toků za den.  
• Menší rychlost zpracování: Nižší priorita při provádění toků ve srovnání s placenou verzí.  
• Základní konektory: Přístup pouze k běžně dostupným konektorům (např. SharePoint, Outlook, OneDrive).  

Placená verze (Power Automate Premium):

• Pokročilé konektory: Přístup ke konektorům pro prémiové služby (např. Salesforce, SQL Server, datové sklady).  
• Vyšší limit spouštění: Větší počet toků spouštěných denně a vyšší výkon zpracování.  
• Možnost používat RPA (Robotic Process Automation): Automatizace úkolů i v aplikacích, které nepodporují API (např. starší desktopové aplikace).  
• Integrace s dalšími službami: Rozšířené možnosti napojení na služby mimo Microsoft ekosystém.  
• Podpora složitějších scénářů: Například využití vlastních konektorů, volání Power BI API nebo zpracování velkých objemů dat.  

Závěr:
Dnešní příspěvek vám představil, co je Power Automate a proč by tato technologie měla zajímat i Power BI vývojáře. Rozebrali jsme scénáře pro aktualizace dat a ukázali, jak může Copilot pomoci citizen developerovi při začátcích s touto technologií. Během psaní článku došlo ve standardním Power BI Pro workspace k 8 aktualizacím, ale už 20 minut žádná další. Omezení licenčního modelu sice neobejdeme, ale to by přece ani nikdo nechtěl, že?